Entreprise : comment intégrer au mieux un logiciel de gestion dans votre société ?

Créer une entreprise est une bonne initiative, mais l’administrer convenablement doit être une priorité. La gestion d’entreprise est l’ensemble des ressources mobilisées pour assurer la pérennité d’une société. Lorsqu’elle est bien établie, cette gestion facilite la réalisation des objectifs de la firme. Pour ce faire, il faut tenir compte des ressources humaines, de la comptabilité et des autres services de l’entreprise. Depuis peu, les logiciels de gestion ont fait leur apparition dans le fonctionnement des sociétés. Les avantages de ces outils séduisent de nombreux chefs d’entreprise. Découvrez comment intégrer un logiciel de gestion dans votre entreprise.

Les raisons d’investir dans un logiciel de gestion d’entreprise

Quel que soit leur domaine d’expertise, les entreprises sont confrontées à de nombreux défis. Elles doivent remplir leurs engagements envers les clients tout en s’adaptant à la concurrence. C’est dans cette quête de dynamisme que s’inscrit l’utilisation des logiciels de gestion. Ce sont des applications qui permettent aux sociétés d’optimiser leurs ressources. Avec un bon logiciel de gestion, les tâches répétitives sont automatisées et les employés peuvent se concentrer sur leur cœur de métier.

Ajoutons qu’en entreprise, les saisies manuelles sont chronophages et augmentent également les risques d’erreurs. En revanche, les applications de gestion sont des systèmes intelligents qui réduisent ces fautes. Autrefois, les données des entreprises étaient conservées sur différents logiciels. Désormais, les outils digitaux de gestion vous offrent la possibilité de centraliser toutes vos informations sur un système central. Vous avez alors une vue d’ensemble sur vos opérations comptables, les fichiers clients et les données du personnel.

De cette manière, vous pouvez prendre les décisions qui s’imposent en temps réel. En plus d’améliorer leur productivité, les logiciels de gestion facilitent la collaboration entre les salariés. Les flux d’échanges entre collaborateurs sont fluidifiés et la gestion d’équipe est ainsi rationalisée.

Les critères pour le choix de votre logiciel de gestion d’entreprise

Les logiciels de gestion d’entreprise sont de plusieurs types. Au moment de choisir le vôtre, nous vous conseillons de définir vos besoins au préalable. Il s’agit de lister les tâches essentielles de votre structure afin de trouver une solution orientée métier. Si l’éditeur maîtrise le fonctionnement de votre activité, vous avez toutes les chances d’en tirer le meilleur parti. À l’ère actuelle, la mobilité est un enjeu de taille pour la plupart des entreprises. De fait, le choix d’un logiciel de gestion doit tenir compte de cet aspect. L’idéal est d’investir dans un outil de gestion qui puisse être consulté d’un ordinateur ou d’un smartphone. Cette flexibilité permet aux utilisateurs d’accéder au système sans difficulté.

Les meilleurs logiciels de gestion d’entreprise doivent être ergonomiques et intuitifs afin de permettre une prise en main rapide par les débutants. Optez pour une application de gestion qui fonctionne suivant le mode SaaS. Il s’agit d’une gestion externalisée qui assure la confidentialité de vos données. Avec une solution SaaS, les mises à jour sont automatisées et l’accès à la plateforme peut se faire de n’importe où.

Comment trouver les bons intégrateurs pour la réalisation de votre projet ?

Les outils de gestion offrent de multiples avantages aux entreprises. Toutefois, la réalisation d’un tel projet requiert l’intervention d’un intégrateur. Cet expert est spécialisé dans le déploiement des solutions logicielles de gestion d’entreprise. Ses compétences sont donc utiles pour permettre aux sociétés de profiter des performances de ces outils digitaux.

Certains d’entre eux sont même spécialisés dans l’intégration de logiciels précis. Vous pourriez par exemple acquérir votre logiciel SaaS auprès d’un revendeur de logiciel Sage 100 si cette solution vous paraît correspondre aux besoins de votre société. Ce prestataire doit pouvoir suivre la mise en service du système de façon régulière. À savoir que les logiciels Sage 100 sont adaptés aux PME.

Avant de choisir un intégrateur, assurez-vous qu’il a de l’expérience en matière de transformation digitale. Le meilleur intégrateur est celui qui maîtrise les particularités de votre activité. Il peut donc vous accompagner efficacement dans l’implémentation de votre logiciel de gestion. Outre sa disponibilité, l’intégrateur doit être en partenariat avec différents éditeurs. Plus son carnet d’adresses est étoffé, plus il est habilité à vous recommander un outil de gestion sur mesure. Nous vous conseillons également de vous renseigner sur la réputation de l’intégrateur ainsi que ses précédentes missions.

Intégration d’un logiciel de gestion : pouvez-vous le faire seul ?

La mise en service d’un logiciel de gestion d’entreprise se fait généralement en trois phases. Tout d’abord, il faut réaliser l’installation physique de la solution. Elle consiste à connecter l’outil de gestion au serveur du client et aux différents postes utilisateurs. L’étape suivante est celle de la configuration du logiciel. À ce niveau, l’objectif est de paramétrer l’application de manière à ce qu’elle s’adapte aux processus clients et aux activités de la société. La reprise des données vient clore l’installation du logiciel de gestion.

Au cours de cette tâche, il faut intégrer le nouvel outil dans le système de gestion déjà existant. Cela permet à la société de poursuivre ses opérations sans perdre les historiques des précédents processus. Chacune de ces phases nécessite des compétences à la fois techniques et fonctionnelles. La plupart du temps, les entreprises externalisent le déploiement de leurs solutions de gestion, car elles ne possèdent pas en interne le savoir-faire nécessaire. En somme, il n’est pas conseillé de procéder vous-même à l’intégration de votre logiciel de gestion, sauf si vous êtes certain d’en maîtriser la méthodologie.

N’oubliez pas de former vos employés à l’utilisation des nouveaux outils !

Les logiciels de gestion révolutionnent progressivement les méthodes de travail des entreprises. Les intérêts de ces outils digitaux sont multiples. Cependant, cette révolution numérique ne peut être effective sans l’implication des employés. En effet, ce sont eux qui, grâce à leurs actions, contribuent à la réalisation des objectifs de l’entreprise. En tant que manager, avant de choisir une application de gestion, vous devez absolument considérer le ressenti de vos collaborateurs. Ensuite, pensez à les faire former sur l’utilisation de ces logiciels.

La formation vise à donner aux employés les bases pour s’adapter aux nouveaux outils de travail. Au cours de ces modules, les fonctionnalités des logiciels de gestion sont présentées aux salariés dans les moindres détails. De cette manière, les utilisateurs peuvent exploiter à bon escient les diverses options disponibles. Vos collaborateurs ont l’occasion de recevoir des conseils avisés sur les astuces pour gagner en efficacité. Les prestataires chargés de l’intégration sont parfaitement aptes pour initier les employés aux logiciels de gestion d’entreprise.