Événement d’entreprise : comment assurer la sécurité de votre réunion ?

Lorsque vous organisez un événement au sein de votre entreprise ou pour celle-ci, il y a une multitude de paramètres auxquels vous devez penser. Il faudra notamment s’assurer que vous disposez d’un espace adéquat pour accueillir toutes les personnes qui y participeront. De plus, vous aurez à veiller à ce que le lieu soit parfaitement équipé avec un matériel fonctionnel pour favoriser le bon déroulement de votre réunion. Si cette dernière est prévue sur toute une journée ou plusieurs jours, d’autres aspects entrent en ligne de compte. L’un des plus importants est celui de la sécurité.

Comment planifier la sécurité des événements d’entreprise ?

Pour que votre événement d’entreprise se déroule bien, vous devez penser à la sécurité des participants. Pour ce faire, une certaine planification s’impose. Elle n’est pas envisageable sans un minimum de données que vous devez prendre la peine de rassembler.

Le nombre de participants

Il est important de connaître le nombre exact de participants que vous attendez. De cette façon, vous aurez une idée précise du nombre de personnes dont vous devrez garantir la sécurité. Cette information est cruciale, car elle participe à la détermination des mesures et dispositions à prendre.

À titre illustratif, les actions à mener pour veiller à la sécurité d’une ou deux personnes sont très loin de celles requises lorsqu’il est question d’une cinquantaine d’invités. Si vous avez du mal à connaître le nombre de participants exact, fixez alors une limite que vous ne vous autoriserez pas à dépasser. Vous pouvez même aller plus loin en établissant une liste des participants connus.

Les contraintes du lieu

Il n’est pas exclu qu’en fonction des exigences de votre événement, vous ne puissiez pas l’organiser dans les locaux de l’entreprise. Si tel est le cas, il faudra probablement louer un espace qui servira momentanément. Dans l’optique d’assurer la sécurité, vous devez prendre en compte les contraintes du lieu choisi. Il est possible que sa configuration ou même sa taille imposent des mesures de sécurité particulières. C’est la raison pour laquelle nous vous recommandons de faire appel à des experts. Si vous passez par une agence de sécurité privée, vous bénéficierez d’un service de surveillance dispensé par des agents qualifiés.

L’agence de sécurité

Une agence de sécurité est une structure qui vous accompagne spécialement pour maintenir la sécurité dans vos locaux ou durant vos événements. Une fois que vous avez toutes les informations sur les lieux et les participants, l’idéal est de passer le relais à l’agence. Elle saura utiliser toutes ces données à bon escient pour vous fournir la meilleure prestation. Premièrement, vous pourrez profiter d’une sécurité en accord avec les normes et les règles en vigueur. Vous devez savoir que même dans ce domaine, il y a des lois qui déterminent ce qu’il faut faire ou non. Une agence de sécurité privée les maîtrise forcément pour faire son travail en toute légalité.

Faire appel à une telle structure évite donc certaines erreurs qui peuvent être répréhensibles. Deuxièmement, avec une agence, vous disposez d’office de la main-d’œuvre nécessaire. Si vous organisez un événement de grande envergure qui nécessite une quinzaine d’agents de sécurité, vous n’aurez pas à les chercher. Ils seront mis systématiquement à votre disposition. De fait, vous gagnez du temps. Recourir à une agence de sécurité privée vous fait aussi économiser de l’argent. Cette méthode s’avère moins onéreuse que de recruter individuellement des agents de sécurité. Pour finir, avec une agence de sécurité, vous profitez d’un service adaptable et flexible. Elle peut assurer la sécurité pour divers types d’événements, car elle s’accorde à vos besoins.

Comment sécuriser votre espace événementiel ?

Dans l’optique de sécuriser l’espace événementiel, il y a des pratiques à privilégier. Elles vous aideront à faire en sorte que tout se déroule comme prévu.

Établissez un plan de gestion des risques

Avant le début de votre événement, vous devez évaluer les risques et trouver des solutions envisageables pour les éliminer. Vous pouvez produire un document comportant trois parties à cet effet. La première est celle qui concerne l’identification des risques en question. Pour les maîtriser, il faut en avoir conscience, d’où l’importance de cette étape. Elle peut prendre du temps, car elle permet de déterminer tous les dangers potentiels. Ils peuvent être liés au local, aux invités ou encore au matériel. La seconde partie de votre plan fait référence à l’évaluation des risques. Autrement dit, vous devez les classer selon la gravité des dangers qui y sont liés.

L’objectif est de les hiérarchiser afin d’établir un ordre de priorité dans la sélection des mesures de sécurité à prendre. La dernière partie du plan de gestion des risques est celle du développement des solutions convenables. Vous devrez définir les protocoles ou encore les équipements et dispositions qui permettront d’éliminer les dangers. Une fois votre plan défini, vous disposez d’une feuille de route fiable qu’il vous suffit de suivre.

Veillez à la résistance des installations

Vous aurez aussi à veiller à la résistance des installations prévues pour l’événement. Elles doivent être solides pour éventuellement supporter la pression de la foule et les intempéries. Si certaines mises en place sont plus fragiles que d’autres, il est opportun de les renforcer autant que possible en tenant compte des diverses situations envisageables. Si vous organisez l’événement en extérieur durant une période marquée par des vents violents, pensez à renforcer les fixations de vos installations.

Réduisez la densité de la foule

Les foules denses sont à éviter si vous souhaitez assurer la sécurité durant votre événement. Vous devez alors prendre des mesures pour que les participants ne soient pas condensés dans des espaces étroits. Il faudra ainsi choisir un lieu qui peut accueillir tout le monde en favorisant une circulation fluide des personnes et une mise en place optimale. De cette façon, la visibilité est améliorée et il est plus simple d’établir un protocole de surveillance.

Ayez recours à des experts en matière de sécurité

Assurer la sécurité pour une réunion ou un rassemblement n’est pas facile. Même si vous pensez à tout ce qu’il faut, vous aurez besoin d’équipes à déployer. Dans ce cas, recourir à une agence de sécurité privée est la meilleure solution. Elle vous fournit le nombre d’agents dont vous avez besoin, prend connaissance des détails de votre projet et en améliore la coordination.

Formez votre personnel aux gestes de sécurité

Les membres de vos équipes sont, eux aussi, des acteurs importants qui contribuent à la sécurité. Ils peuvent être d’une grande aide s’ils ont les bons réflexes. Afin de les aider à développer ces derniers, il est opportun de prévoir des séances de formation. Celles-ci se concentreront sur les habitudes et les gestes à adopter pour maximiser la sécurité des participants à votre événement. Ils peuvent par exemple apprendre les gestes de premiers secours qui leur permettront de porter assistance en cas de besoin.

Assurez un éclairage optimal

L’éclairage doit être adapté à votre événement. Il faut qu’il s’y accorde pour que tout se déroule comme prévu. Il doit aussi favoriser une bonne surveillance qui limite les risques et les dangers. Par conséquent, il doit faire en sorte qu’il y ait assez de lumière pour distinguer les personnes et les objets. Même si par moment, il faut créer des effets avec la lumière, la visibilité ne doit pas être affectée durant de longs moments.

Le contrôle et l’enregistrement des invités

L’une des règles simples d’un événement sécurisé concerne le contrôle de l’accès. Autrement dit, vous devez connaître tous ceux qui entrent ainsi que le moment auquel ils le font. Lorsque vous avez prévu des invitations, la tâche vous est facilitée. Toute personne détenant une invitation pourra entrer sans aucun souci. De cette façon, vous limitez les intrusions. Même sans invitations, vous pouvez tout de même contrôler l’accès à votre réunion. Il est possible de mettre en place une sorte de registre par lequel tout participant doit passer. Il doit y inscrire son nom et le signer si possible. Cette astuce simple vous permet d’avoir une idée précise des personnes présentes à votre événement, qu’il s’agisse d’un salon professionnel ou d’un dîner.